Evidencia del documento
Se conservan las fuentes y las propuestas para que el revisor entienda de dónde procede cada dato y detecte ambigüedades.
OptyWeb · Automatización asistida
Del correo al pedido de vidrio, sin perder el control
Pedidos IA interpreta solicitudes recibidas por correo, lee documentos, identifica vidrios y trabajos, consulta el catálogo del ERP y aplica reglas revisadas por cliente. Tu equipo valida las excepciones antes de crear un Pedido Portal.
- Correos, PDF e imágenes
- Excel y CSV
- Reglas por cliente
- Revisión humana
Cómo funciona
Seis pasos para pasar de un mensaje a un pedido revisable
No es una caja negra que inventa artículos: cada etapa resuelve una parte del trabajo y deja las dudas visibles.
- 1
Recibir
El buzón recoge solicitudes y archivos adjuntos para clasificarlos.
Entrada organizada
- 2
Clasificar
Distingue pedidos y otros mensajes antes de iniciar la preparación.
Solicitudes relevantes
- 3
Extraer
Lee el texto y la estructura de los documentos, incluso cuando son tablas complejas.
Datos de origen
- 4
Interpretar
Identifica líneas, cantidades, medidas, capas de vidrio, cámaras y trabajos.
Pedido estructurado
- 5
Contrastar
Busca artículos del ERP y aplica reglas aprobadas del cliente cuando corresponda.
Referencias propuestas
- 6
Revisar y exportar
El equipo resuelve pendientes, confirma el Pedido Portal y puede descargar su XML.
Salida controlada
Ejemplo explicado
¿Qué ocurre con un pedido que dice «como siempre»?
El modelo reconoce lo que consta en el documento. Lo que depende de las costumbres del cliente se trata mediante reglas aprobadas; lo que falta se revisa.
Asunto: pedido de vidrio
“Buenos días, necesitamos 10 unidades de 4/16/4 como siempre. Gracias.”
Cantidad
10
Composición
4/16/4
- Contexto del cliente
- Aplicar una regla vigente solo si existe y corresponde
- Pendiente de revisión
- No aparecen las dimensiones de las piezas: no se inventan.
¿Y si el cliente suele pedir un trabajo especial?
Un administrador puede definir una regla específica. Por ejemplo, determinados vidrios no float pueden llevar un trabajo de canto, con excepciones por medida. Si no hay una regla válida, el sistema no da por hecho ese tratamiento.
Ejemplo didáctico y ficticio. No es un resultado medido ni una captura de una interpretación real.
Qué puedes esperar de forma realista
IA para interpretar. Reglas para acertar en el contexto. Personas para decidir.
La automatización no debería adivinar cómo trabaja cada cliente. Pedidos IA combina la lectura inicial, las reglas del negocio y la supervisión del equipo en un mismo recorrido.
Ejemplo hipotético
- 01 · IA60–70 %Interpretación inicial
Documentos convertidos en datos
Extrae información y propone líneas, medidas, vidrios, cámaras y trabajos a partir del mensaje y sus archivos.
- 02 · REGLAS80–90 %Conocimiento del negocio
Contexto específico por cliente
Contrasta artículos del ERP y aplica reglas aprobadas. Las correcciones pueden sugerir mejoras para revisar.
- 03 · EQUIPOControl humano
Las excepciones siguen bajo control
Una persona confirma, corrige o deja pendientes los datos dudosos antes de materializar el pedido.
La calidad depende de los documentos, la configuración del catálogo y las reglas de cada empresa. La precisión se debe medir con casos reales.
Fuentes que puede leer
No solo PDFs: también fotografías, correos y hojas de cálculo
El motor combina extracción directa para documentos estructurados con análisis visual cuando el contenido está escaneado o fotografiado.
- TEXTO
Correos electrónicos
Texto y HTML
Lee el cuerpo del mensaje y utiliza el asunto y la información relevante para preparar la solicitud.
- PDF
Documentos PDF
PDF digital y escaneado
Extrae directamente el texto cuando existe; si las páginas son imágenes, recurre al análisis visual.
- IMAGEN
Imágenes y fotografías
JPG · JPEG · PNG · WEBP
Puede analizar fotografías de pedidos, tablas, croquis y anotaciones manuscritas. Su lectura requiere comprobación.
- DATOS
Hojas y tablas
XLSX · CSV
Interpreta filas y columnas desde Excel moderno o ficheros CSV preservando la estructura de origen.
Los formatos indicados corresponden a la extracción de Pedidos IA, no a todos los adjuntos permitidos en OptyWeb. La lectura de manuscritos, croquis y escaneos depende de su legibilidad y del modelo de IA configurado; los casos dudosos se revisan.
Metodología
IA especializada más conocimiento verificable del negocio
El objetivo no es prometer un 100 % automático, sino reducir tareas repetitivas manteniendo criterios técnicos y revisión.
Reglas del cliente
La configuración permite aplicar costumbres concretas, artículos y excepciones sin reemplazar lo que el cliente haya escrito explícitamente.
Mejora supervisada
Las correcciones humanas pueden generar sugerencias de reglas; la activación es una decisión controlada, no aprendizaje ciego.
Imágenes del producto
Así se conecta Pedidos IA con el trabajo diario
Capturas reales de OptyWeb con datos comerciales de demostración. La interpretación de campos se explica en el ejemplo anterior, no se representa como una captura real.
01 · Bandeja de Pedidos IA
Solicitudes recibidas, estados y elementos que requieren revisión antes de continuar.
02 · Pedidos Portal
Una vez confirmado, el pedido preparado pasa al flujo de Pedidos Portal, desde donde se gestiona y exporta.
03 · Pedidos del ERP
El ERP mantiene sus propios pedidos y seguimiento documental; la exportación XML no equivale por sí sola a su aceptación.
Ventajas
Menos introducción manual, más criterio de negocio
Menos transcripción
Reduce el trabajo de copiar líneas desde correos o PDFs a formularios.
Especialización en vidrio
Trabaja con composiciones, cámaras, espesores y tratamientos, no solo texto genérico.
Consistencia por cliente
Aplica reglas acordadas a casos repetidos sin depender de la memoria del operador.
Dudas visibles
Los datos incompletos o ambiguos quedan para revisión antes de crear el pedido.
Continuidad con el ERP
Conecta la revisión con Pedidos Portal, el catálogo y la exportación XML.
Control por empresa
Permisos y reglas separados por empresa, con activaciones y correcciones auditables.
Preguntas frecuentes
Lo importante antes de ponerlo en marcha
Módulo opcional. Su disponibilidad depende de la configuración y los permisos de cada empresa.
¿Interpreta correctamente el 100 % de los pedidos?
No sería serio prometerlo. El resultado depende de la calidad del documento, las nomenclaturas y las reglas definidas. Por eso hay una fase de revisión y proponemos medir la calidad con pedidos reales.
¿Aprende solo las costumbres del cliente?
Puede aprovechar correcciones y generar sugerencias, pero las reglas que afecten a la interpretación se revisan y activan de forma controlada. No debe inventar una costumbre que no esté definida.
¿Crea automáticamente un pedido en el ERP?
Tras la validación se crea un Pedido Portal y se puede exportar un XML compatible con el circuito existente. La importación y aceptación efectiva en el ERP son pasos diferenciados.
¿Qué ocurre con archivos complicados o datos incompletos?
El módulo intenta extraer e interpretar el contenido, pero las composiciones dudosas, las referencias no resueltas y los campos ausentes deben pasar por revisión humana.
OptyWeb · Pedidos IA
Pruébalo con documentos representativos de tu empresa
Una demostración con ejemplos de tus pedidos ayuda a evaluar reglas, excepciones y el tiempo que puede ahorrar tu equipo.