Evidência documental
As fontes e propostas ficam disponíveis para que a pessoa compreenda a origem dos dados e identifique ambiguidades.
OptyWeb · Automação assistida
Do e-mail à encomenda de vidro, sem perder o controlo
Encomendas IA interpreta pedidos recebidos por e-mail, lê documentos, identifica vidros e trabalhos, consulta o catálogo ERP e aplica regras de cliente revistas. A equipa valida as exceções antes de criar uma Encomenda Portal.
- E-mails, PDF e imagens
- Excel e CSV
- Regras por cliente
- Revisão humana
Como funciona
Seis passos de uma mensagem até uma encomenda para revisão
Não é uma caixa negra que inventa artigos: cada etapa resolve uma tarefa e deixa as dúvidas visíveis.
- 1
Receber
A caixa recebe pedidos e anexos para classificação.
Entrada organizada
- 2
Classificar
Distingue encomendas de outras mensagens antes de começar.
Pedidos relevantes
- 3
Extrair
Lê o texto e a estrutura dos documentos, mesmo com tabelas complexas.
Dados de origem
- 4
Interpretar
Identifica linhas, quantidades, medidas, camadas, câmaras e trabalhos.
Encomenda estruturada
- 5
Conferir
Consulta artigos ERP e aplica regras aprovadas quando adequado.
Referências propostas
- 6
Rever e exportar
A equipa resolve dúvidas, confirma a Encomenda Portal e pode descarregar o XML.
Saída controlada
Exemplo explicado
O que acontece quando o cliente escreve «como habitualmente»?
O modelo identifica o que está no documento. Os hábitos do cliente são tratados por regras aprovadas; os dados em falta são revistos.
Assunto: encomenda de vidro
“Bom dia, precisamos de 10 unidades de 4/16/4 como habitualmente. Obrigado.”
Quantidade
10
Composição
4/16/4
- Contexto do cliente
- Aplicar uma regra válida apenas quando existe e é adequada
- Pendente de revisão
- As dimensões das peças não são indicadas: não se inventam.
E se o cliente pedir habitualmente um trabalho especial?
Um administrador pode definir uma regra específica. Por exemplo, certos vidros que não sejam float podem receber um trabalho de aresta, com exceções por medida. Sem regra válida, não se presume esse trabalho.
Exemplo didático fictício. Não é um resultado medido nem uma captura de interpretação real.
O que pode esperar de forma realista
IA para interpretar. Regras para entender o contexto. Pessoas para decidir.
A automatização não deve adivinhar como cada cliente trabalha. Encomendas IA combina a leitura inicial, as regras do negócio e a supervisão da equipa.
Exemplo hipotético
- 01 · IA60–70 %Interpretação inicial
De documentos a dados
Extrai informação e propõe linhas, medidas, vidros, câmaras e trabalhos a partir da mensagem e dos anexos.
- 02 · REGRAS80–90 %Conhecimento do negócio
Contexto específico do cliente
Confere artigos ERP e aplica regras aprovadas. As correções podem sugerir melhorias para revisão.
- 03 · EQUIPAControlo humano
As exceções ficam sob controlo
Uma pessoa confirma, corrige ou mantém pendentes os dados duvidosos antes de criar a encomenda.
A qualidade depende dos documentos, do catálogo e das regras de cada empresa. A precisão deve ser medida com casos reais.
Fontes que consegue ler
Não apenas PDF: também fotografias, e-mails e folhas de cálculo
O motor combina extração direta de documentos estruturados com análise visual de conteúdo digitalizado ou fotografado.
- TEXTO
E-mails
Texto e HTML
Lê o corpo da mensagem e utiliza o assunto e a informação relevante para preparar a solicitação.
- PDF
Documentos PDF
PDF digital e digitalizado
Extrai diretamente o texto disponível; nas páginas em imagem, usa a análise visual.
- IMAGEM
Imagens e fotografias
JPG · JPEG · PNG · WEBP
Pode analisar fotografias de encomendas, tabelas, esboços e anotações manuscritas, sujeitos a revisão.
- DADOS
Folhas e tabelas
XLSX · CSV
Interpreta linhas e colunas de Excel moderno ou CSV preservando a estrutura original.
Os formatos listados referem-se à extração de Encomendas IA, não a todos os anexos do OptyWeb. A leitura de manuscritos, esboços e digitalizações depende da legibilidade e do modelo configurado; as dúvidas exigem revisão.
Metodologia
IA especializada com conhecimento verificável da empresa
A intenção não é prometer 100 % automático, mas reduzir tarefas repetitivas mantendo critérios técnicos e revisão.
Regras do cliente
A configuração permite aplicar hábitos, artigos e exceções sem substituir o que o cliente escreveu expressamente.
Melhoria supervisionada
As correções humanas podem sugerir regras; a ativação é controlada, não automática.
Imagens do produto
Como Encomendas IA se integra no dia a dia
Capturas reais do OptyWeb com dados comerciais de demonstração. O exemplo acima explica a interpretação, não é uma captura real desse processo.
01 · Caixa de Encomendas IA
Pedidos recebidos, estados e elementos que precisam de revisão.
02 · Encomendas Portal
Após confirmação, a encomenda segue para o Portal, onde é gerida e exportada.
03 · Encomendas ERP
O ERP gere as suas encomendas; a exportação XML, por si só, não prova a aceitação pelo ERP.
Vantagens
Menos introdução manual, mais conhecimento do negócio
Menos transcrição
Reduz copiar linhas de e-mails e PDFs para formulários.
Especialização em vidro
Trata composições, câmaras, espessuras e trabalhos.
Consistência por cliente
Aplica regras aprovadas em casos repetidos sem depender da memória do operador.
Dúvidas visíveis
Os dados incompletos ou ambíguos são revistos antes da criação.
Continuidade com o ERP
Liga revisão, Encomendas Portal, catálogo e exportação XML.
Controlo por empresa
Permissões e regras separadas por empresa, com alterações auditáveis.
Perguntas frequentes
O que importa saber antes de começar
Módulo opcional. Disponibilidade conforme configuração e permissões da empresa.
Interpreta corretamente 100 % das encomendas?
Não seria responsável prometer isso. Depende dos documentos e das regras configuradas. Por isso existe revisão e a precisão deve ser avaliada com encomendas reais.
Aprende sozinho os hábitos do cliente?
Pode gerar sugestões a partir de correções, mas estas regras precisam de revisão e ativação controlada.
Cria diretamente a encomenda no ERP?
Depois da validação, cria a Encomenda Portal e permite exportar XML. A importação e aceitação real no ERP são passos distintos.
E se houver documentos complexos ou dados em falta?
O módulo tenta extrair e interpretar a informação, mas os elementos duvidosos e campos em falta passam por revisão humana.
OptyWeb · Encomendas IA
Experimente com documentos representativos da sua empresa
Uma demonstração com os seus exemplos permite avaliar regras, exceções e o potencial tempo poupado.